¿Por qué las soluciones RPA favorecen la gestión de recursos humanos?

La automatización de tareas es una de las asignaturas pendientes del área de recursos humanos, y la realidad es que a día de hoy más del 40% de los responsables de RR. HH. de las empresas desconoce la existencia de soluciones RPA (Robotic Process Automation), que consisten en la automatización de procesos a través de la robótica.

Los departamentos de RR. HH. son unos de los que más pueden aprovechar las ventajas de la tecnología RPA.

Por esta razón, a pesar de que en la actualidad todavía resulta desconocida y son pocos los departamentos que la tienen implementada, desde SES Digital no tenemos ninguna duda de que las soluciones RPA en RR. HH. acabarán imponiéndose definitivamente con el paso del tiempo.

¿Qué es la tecnología RPA?

La tecnología RPA (Robotic Process Automation) es un sistema que permite la automatización de procesos repetitivos a través de la robótica, reduciendo tiempos para la ejecución de ciertas tareas mecánicas que se pueden resolver de manera digital, sin necesidad de intervención humana.

Un software RPA realizará procesos repetitivos hasta ahora ejecutados por el ser humano, aportando un valor añadido a la empresa.

La automatización RPA ejecutará tareas reiterativas que son las que más tiempo consumen en el día a día. Esto se traducirá en un aumento de la productividad, en la reducción de errores humanos, en una mayor rapidez en la implementación, en un aumento de la eficiencia, una mejora en la atención al cliente y un importante ahorro para la empresa, entre otros beneficios.

La RPA puede funcionar los 365 días del año, las 24 horas.

¿Cómo pueden ayudar las soluciones RPA en RR. HH.?

Actualmente, más del 50% de los procesos de un departamento de Recursos Humanos se pueden automatizar con soluciones RPA, lo que supondría un ahorro de tiempo notable, que se podría dedicar para realizar otras tareas tácticas más importantes y que aportarán un mayor valor a las empresas.

El 50% de tareas y procesos estándar de RR. HH. se pueden automatizar con un RPA.

Todas las tareas que se pueden automatizar son mecánicas, y por lo general se caracterizan por ser tediosas y consumir mucho tiempo, lo que supone que restan productividad a los departamentos de Recursos Humanos.

¿Qué procesos de RR. HH. se pueden automatizar?

A través de la RPA se pueden automatizar todos los procesos de carácter transaccional en los que haya que extraer o cargar información con un alto contenido de datos estructurados, para después volcarlos en otras herramientas, ERPs o programas de software.

En definitiva, se pueden automatizar aquellas tareas fáciles de realizar pero que llevan mucho tiempo, en las que la intervención humana no supone un valor agregado ni marca la diferencia.

Algunos ejemplos de tareas de RR. HH.  que se pueden automatizar con tecnología RPA:

  • Gestión de nóminas o planillas
  • Selección de candidatos
  • Procesado de currículums de candidatos
  • Altas y bajas de empleados
  • Gestión de vacaciones
  • Monitorización de ausencias o bajas laborales
  • Elaboración de informes
  • Cumplimentación de formularios
  • Confección de horarios
  • Atención de solicitudes de colaboradores

En el momento en que nos encontramos, los procesos de RR. HH. más automatizados mediante RPA son los de administración personal, la gestión de nóminas o planillas y los procesos de selección de candidatos.

Principales beneficios del RPA en RR.HH. 

Entre los principales beneficios de la automatización RPA en recursos humanos, destacan los siguientes:

Reducción de tiempo en la realización de tareas

Al automatizar tareas manuales con robots de software y sin necesidad de intervención humana, el tiempo para la ejecución de tareas se reduce considerablemente, ya que la RPA siempre ejecutará más rápido que un trabajador y con un alto ratio de calidad.

De esta forma, la empresa disfrutará de una mayor agilidad y flexibilidad operativa.

Aumento de productividad

Al reducir el tiempo de ejecución y liberar a los trabajadores de realizar estos procesos, se consigue un aumento de la productividad de la empresa, ya que todo el tiempo ahorrado lo podrán destinar a otras tareas más significativas e importantes para la organización.

Reducción de errores 

La mayoría de las tareas repetitivas de los RR. HH. realizadas por personas humanas son propensas de cometer errores, y con la automatización RPA se reducen los errores humanos al ejecutar estas tareas, que hacen descender la calidad y pueden derivar en otros problemas más importantes.

Ahorro de costes 

Uno de los principales beneficios del RPA en RR. HH. es el importante ahorro de costes para la empresa, ya que al fin y al cabo el coste de implementar la tecnología RPA es el coste de la implementación de automatización, a la cual se le saca rentabilidad en poco tiempo.

Además, la automatización de tareas permitirá reducir costes de personal, ya que todos aquellos procesos repetitivos que hasta ahora eran realizados por personal humano, pasarán a ser ejecutados por robots.

Pasos para implementar un RPA en el departamento de Recursos Humanos de tu empresa

Para implementar correctamente y sacar el máximo partido a un sistema RPA en RR. HH. es importante tener una serie de factores en cuenta y seguir los pasos adecuados:

  • Definir una hoja de ruta:

El primer paso es fijar una hoja de ruta en la que se plasmen los objetivos que se pretenden alcanzar con la automatización RPA, y se alineen con las metas estratégicas de la empresa.

  • Evaluación y selección de los procesos a automatizar:

Es imprescindible detectar aquellas áreas y procesos que pueden ser automatizados, así como que las personas implicadas conozcan qué se va a automatizar. Para ello hay que tener una visión clara de las tareas que se van a tratar.

  • Seleccionar la tecnología RPA adecuada:

Otro punto clave es seleccionar la tecnología RPA más adecuada según las necesidades de cada departamento. Hay muchos sistemas RPA con diferentes características, y hay que asegurarse de que se ajustará a las necesidades de tu empresa.

  • Conocer los límites del RPA:

Asimismo, para controlar las expectativas, hay que conocer los límites del RPA y tener claro qué tareas podrá automatizar, y cuáles no. Esto es fundamental para el éxito de la implementación así como para el desarrollo del departamento.

Las soluciones RPA son una pieza clave para optimizar la gestión y el crecimiento de los departamentos de recursos humanos, automatizando tareas manuales, repetitivas y sujetas a errores, con el ahorro de tiempos y costes para la empresa que esto supone, además del considerable aumento de la productividad.

En SES Digital te ayudamos a implementar un sistema RPA que se ajuste a las necesidades de tu empresa.

Identificamos y priorizamos los procesos a automatizar, diseñamos la arquitectura de RPA, construimos toda clase de robots, y además nos encargaremos de todas las tareas de mantenimiento para garantizar el buen funcionamiento, resolviendo cualquier tipo de problema o duda que pueda aparecer.

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